Správa důvodů uzavření

Ve FaceUp mohou členové administrace spravovat důvody uzavření v sekci Správa dat. Díky tomu mohou organizace definovat klasifikace uzavření tak, aby odpovídaly jejich interním compliance postupům, výsledkům šetření a požadavkům na reporting.

Díky možnosti přizpůsobit důvody uzavření mohou osoby řešící podněty při uzavírání podnětu vybrat co nejpřesnější způsob jeho vyřešení. To zlepšuje kvalitu zaznamenaných dat, zajišťuje dokumentaci připravenou pro případný audit a umožňuje spolehlivější analytiku a reporting.

Rychlý přehled

• Důvody uzavření určují, jak byl podnět vyřešen.

• Je nutné je vyplnit při uzavření podnětu.

• Můžete je vytvářet, upravovat, aktivovat, deaktivovat nebo mazat.

• Každý účet obsahuje 4 výchozí důvody uzavření.

• Celkově můžete mít maximálně 15 důvodů uzavření.

• Důvod uzavření lze smazat pouze tehdy, pokud nebyl použit u uzavřeného podnětu.

Kde spravovat důvody uzavření

Důvody uzavření lze spravovat v sekci Správa dat → Důvody uzavření.

V této části mohou členové administrace:

• vytvářet nové důvody uzavření

• upravovat existující důvody

• aktivovat nebo deaktivovat důvody uzavření

• mazat nepoužívané důvody uzavření

Díky tomu můžete přizpůsobit kategorie uzavření vašemu internímu procesu řešení podnětů.

Výchozí důvody uzavření

Každý účet FaceUp obsahuje čtyři výchozí důvody uzavření:

• Jiný

• Spam

• Vyřešeno

• Zamítnuto

Tyto výchozí důvody je možné:

• přejmenovat

• aktivovat nebo deaktivovat

• smazat (pokud nebyly použity u uzavřeného podnětu)

Díky tomu můžete terminologii systému přizpůsobit vašim interním procesům a compliance rámci.

Vytváření vlastních důvodů uzavření

Kromě výchozích možností můžete vytvářet také vlastní důvody uzavření.

Vlastní důvody uzavření vám pomohou přesněji kategorizovat výsledky šetření a zlepšit přehled v rámci whistleblowing nebo compliance programu.

Výchozí i vlastní důvody uzavření lze kdykoli upravit nebo smazat, pokud nebyly použity u uzavřeného podnětu.

Maximální počet důvodů uzavření v jednom účtu je 15.

Překlady důvodů uzavření

Pokud má vaše organizace v oznamovacích kanálech nastaveno více jazyků, můžete mít důvody uzavření také ve více jazykových verzích.

Výchozí důvody uzavření jsou automaticky přeloženy systémem.

U vlastních důvodů uzavření, které vytvoří uživatel, je možné překlady přidat ručně. Stačí kliknout na ikonu Překlady v řádku konkrétního důvodu uzavření a doplnit překlady pro jazyky používané ve vašich oznamovacích kanálech.

Díky tomu se důvody uzavření správně zobrazí ve všech jazykových verzích správy podnětů.

Aktivace a deaktivace důvodů uzavření

Někdy může být potřeba přestat používat určitý důvod uzavření, ale zároveň jej zachovat pro historická data.

V takovém případě jej můžete deaktivovat.

Deaktivovaný důvod uzavření:

• Nebude se nabízet při uzavírání podnětu.

• Zůstane viditelný v historických datech a analytice.

Pro aktivaci nebo deaktivaci důvodu uzavření:

1. Přejděte do Správa dat → Důvody uzavření.

2. Klikněte na menu se třemi tečkami na konci řádku.

3. Vyberte možnost Aktivovat nebo Deaktivovat.

Díky tomu můžete udržovat přehledné a aktuální kategorie uzavření, aniž byste ztratili historická data.

Tip: Změna důvodu uzavření u již uzavřeného podnětu

Pokud potřebujete změnit důvod uzavření u podnětu, který již byl uzavřen, je nejprve nutné jej znovu otevřít.

Postup:

1. Změňte stav podnětu zpět na Otevřené.

2. Podnět znovu uzavřete.

3. Vyberte správný důvod uzavření.

Tím zajistíte, že dokumentace podnětu zůstane přesná a úplná.

Příklady důvodů uzavření používaných v compliance týmech

Mnoho organizací si přizpůsobuje důvody uzavření tak, aby lépe odpovídaly výsledkům interních šetření.

Časté příklady:

Výsledek šetření

• Porušení směrnic potvrzeno

• Nebyly nalezeny důkazy

• Podnět se nepotvrdil

Způsob vyřešení

• Řešeno HR oddělením

• Přijato manažerské opatření

• Doporučeno školení

Administrativní uzavření

• Duplicitní podnět

• Podnět mimo působnost systému

• Nedostatek informací

Dobře nastavené důvody uzavření pomáhají compliance týmům lépe porozumět trendům, identifikovat rizika a zlepšit interní reporting.

Doporučená praxe pro compliance týmy

Pro maximální přínos analytiky doporučujeme:

• Udržovat důvody uzavření jasné a konzistentní.

• Sladit je s výsledky interních šetření.

• Omezit jejich počet na smysluplné kategorie.

• Pravidelně je vyhodnocovat a upravovat podle vývoje compliance programu.

Při konzistentním používání se důvody uzavření stávají důležitým zdrojem informací pro řízení rizik – nejen evidencí uzavřených podnětů.