Zahájením šetření se otevře samostatný pracovní prostor, přístupný pouze uživatelům s oprávněním k šetřením.
Pracovní prostor je rozdělen do pěti hlavních záložek:
- Přehled
- Plán šetření
- Analýza
- Zpráva a uzavření
- Záznam aktivit
Postup práce je strukturovaný, ale flexibilní. Řešitelé se mohou mezi záložkami volně pohybovat podle potřeby, aniž by museli postupovat striktně krok za krokem.
Předvyplněná data z podnětu
Pro urychlení procesu FaceUp automaticky zkopíruje relevantní informace z podnětu do šetření:
- Přehled podnětu (pouze pro čtení)
- Přílohy podnětu (upravitelné)
- Účastníci šetření (upravitelné)
- Kategorie a organizační jednotka (upravitelné)
Identita oznamovatele není do šetření nikdy zkopírována.
Upravitelná pole šetření
Řešitelé mohou kdykoli před uzavřením šetření definovat a aktualizovat následující:
- Přiřazení řešitelé
- Datum incidentu
- Datum zahájení šetření (povinné)
- Termín dokončení
- Úvodní souhrn incidentu (cíle, shrnutí tvrzení nebo související předpisy)
Veškeré změny jsou zaznamenány v záznamu aktivit. Úpravy lze provádět kdykoli až do uzavření šetření.
Shromažďování důkazů
Sekce Důkazy v záložce Plán šetření umožňuje centralizovat veškeré podkladové materiály. Důkazy zajišťují, že šetření vychází z faktů, nikoli z předpokladů.
Vytvářejí přehledný záznam o tom, co bylo prověřeno, a podporují vaše závěrečné závěry – což je klíčové pro audity, interní přezkumy a právní obhajitelnost.
💡 Soubory přiložené k původnímu podnětu, například ty, které zaslal oznamovatel, jsou do šetření zkopírovány jako samostatné položky důkazů. Od tohoto okamžiku jsou odděleny od podnětu: jakékoli změny provedené v rámci šetření se zpět do podnětu nepromítají.
Nahrávání důkazů
- Nahrajte až 50 souborů
- Maximální velikost souboru: 50 MB na soubor
- Ke každé položce lze přidat další podrobnosti:
- Název (povinný)
- Popis (volitelný)
- Typ (fyzický / digitální / rozhovor)
- Stav (relevantní / irelevantní)
- Koho se důkaz týká (volitelné)
Důkaz lze zaznamenat i bez nahrání souboru.
Správa důkazů
Řešitelé mohou:
- Upravovat důkazy
- Stahovat soubory
- Mazat důkazy (s potvrzením)
Veškeré akce jsou zaznamenány v záznamu aktivit.
Účastníci šetření
Řešitelé mohou přidávat osoby spojené s případem, definovat jejich roli (např. podezřelý, svědek nebo konzultant...) a uvést popis jejich zapojení nebo shrnutí jejich výpovědi.
Pro přidání účastníků je nutné buď nahrát seznam zaměstnanců, nebo propojit váš HR nástroj.
Analýza
Záložka Analýza je interní pracovní prostor. Její obsah se neobjeví v závěrečné PDF zprávě.
Slouží k zachycení poznámek, postřehů a otevřených otázek v průběhu šetření. K přehlednému uspořádání poznámek je k dispozici editor formátování textu.
Pokud na případu pracuje více řešitelů, záložka Analýza slouží jako sdílený prostor pro dokumentaci myšlenek a spolupráci, aniž by se tyto informace staly součástí formálního záznamu.
