Jak díky NNTB splnit požadavky Zákona o ochraně oznamovatelů, krok za krokem, věcně a prakticky

Cílem tohoto návodu je provést vás nastavením ochrany oznamovatelů tak, aby vnitřní oznamovací systém ve vaší společnosti odpovídal požadavkům zákona.

Chceme být maximálně struční, věcní a nezabíhat do právních detailů. Pomůžeme vám být v souladu se zákonem snadno a prakticky.

Pojďme na to!

1) Vytvořte váš vnitřní oznamovací kanál

Zaregistrujte svoji společnost do systému NNTB.
Využít můžete implementační manuál, který najdete v administraci v sekci s materiály.
Pokud chcete využívat jeden profil NNTB pro více organizací, doručujeme odlišit je skrze nastavení organizační struktury, či dokonce vícero formulářů.
Povinnost přijímat oznámení ústně vyřešíte snadno díky hlasovým zprávám, které lze nahrát přímo v oznamovacím formuláři. Pokud chcete využít příjem oznámení přes telefon, přidejte si k účtu vlastní telefonní linku.

2) Rozhodněte se, zda přijímáte i anonymní oznámení

Podle stávajícího znění zákona o ochraně oznamovatelů se anonymy zabývat nemusíte. Zákon ale ani neříká, že byste anonymní oznámení přijímat nesměli.
V rozhodnutí, zda anonymní oznámení přijímat či nikoliv, vám pomůže náš článek 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing.
Pokud anonymy přijímat nechcete, v oznamovacím formuláři jednoduše možnost anonymního odesílání oznámení zakážete.

3) Určete příslušnou osobu, která bude oznámení řešit

Příslušnou osobou může být podle zákona jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná.
Pouze příslušná osoba má přístup k oznámení a případně zná identitu oznamovatele. Nikdo další se s podaným oznámením seznámit nesmí.
Příslušných osob můžete být více, což je výhodné zejména z hlediska jejich zastupitelnosti.
Příslušná osoba může být interní nebo externí. Externí příslušnou osobu vám rádi zajistíme prostřednictvím našich partnerů. Zda je pro vás lepší interní nebo externí příslušná osoba se dozvíte v našem článku Jak vybrat příslušnou osobu.
Připravili jsme pro vás vzor Smlouvy o poskytování služeb pověřené osoby, Popis a pravidla činnosti pověřené osoby nebo Podmínky pro určení osoby řešitelem oznámení. Všechny dokumenty naleznete v administraci v části Materiály.

4) Vymezit šíři problémů, které lze oznámit

Zákon se vztahuje na oznamování trestných činů, přestupků, za něž lze uložit pokutu, jejíž horní hranice je minimálně sto tisíc korun, porušení zákona o ochraně oznamovatelů a porušení jiných právních předpisů v oblastech vymezených zákonem.
Doporučujeme neomezovat se na zákonné vymezení, přijímat i jiná oznámení a najít v oznamovacím systému přidanou hodnotu pro vaši společnost.
Problémy a jednání, které lze oznámit, můžete vymezit přímo na úvodní stránce vašeho oznamovacího formuláře a také prostřednictvím kategorií, které si můžete nastavit dle vašich potřeb.*
Přístupy jednotlivých členů lze upravit tak, aby např. k zákonným kategoriím měla přístup jen pověřená osoba, zatímco ostatní kategorie, které nespadají pod zákon, může mít na starosti osoba z HR.

5) Na webu nebo úvodní stránce formuláře uveďte všechny důležité informace

Určete možné způsoby oznamování – písemně, ústně a osobně. (Jak je to s osobním oznámením se dozvíte níže.)
Uveďte jméno příslušné osoby a její kontaktní údaje (telefon a elektronická nebo jiná doručovací adresa).
Upozorněte na možnost podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému.
Pokud v souladu se zákonem vylučujete přijímání oznámení od některých osob, nezapomeňte to také zmínit.
Na svůj web umístěte odkaz na oznamovací formulář.
Připravili jsme pro vás ukázkový text, který si můžete zkopírovat.

https://support.faceup.com/cs/article/lhuty

6) Usnadněte si práci s oznámeními

Ihned po odeslání oznámení obdrží oznamovatel potvrzení o přijetí oznámení, čímž naplníte zákonnou povinnost vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení.
Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás.
Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.
Do oznamovacího formuláře si můžete přidat vlastní otázky, díky kterým lépe prošetříte a určíte důvodnost oznámení – například se doptáte na vztah oznamovatele k firmě aj.

7) Vytvořte si interní směrnici

Interní směrnice o whistleblowingu není zákonná povinnost, ale je užitečné ji mít.
Směrnice by měla vysvětlit význam whistleblowingu, definovat základní termíny, seznámit s postupem řešení oznámení ad.
Při tvorbě směrnice můžete využít vzor, který jsme pro vás připravili a který opět najdete mezi materiály.
Další možností je kontaktovat některou advokátní kancelář z řad našich partnerů, která vám připraví interní směrnici na míru.

Jak pracovat s přijatým oznámením?

K vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení dochází automaticky. Můžete mu ale také napsat vlastní zprávu díky možnosti návazné komunikace.
Rozhodněte o (ne)důvodnosti oznámení a navrhněte povinnému subjektu (vaší společnosti) nápravu či předejití protiprávního stavu. Povinný subjekt musí situaci řešit a přijmout opatření k nápravě či předejití protiprávního stavu.
Informujte oznamovatele o (ne)důvodnosti oznámení, nápravných opatřeních a jeho možnosti obrátit se na orgány státní moci. Vyrozumět oznamovatele je nutné do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech
skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Všechny termíny vám pomůže hlídat lhůta, kterou si můžete nastavit u každého oznámení na libovolné datum.
Oznámení zůstane uchováno v administraci NNTB v souladu se zákonem po dobu 5 let se všemi materiály.

A co osobní oznámení?

Pokud chce oznamovatel podat oznámení osobně, musí jej příslušná osoba přijmout do 14 dnů.
O ústním oznámení se sepíše záznam či se souhlasem oznamovatele nahrávka. K takovému záznamu a nahrávce má oznamovatel možnost se písemně vyjádřit.
Příslušná osoba může poté nahrávku nebo záznam vložit do NNTB a dále s oznámením pracovat.

Ukázkový text

Whistleblowing (ochrana oznamovatelů)

Naše společnost zřídila vnitřní oznamovací systém a přijímá oznámení dle zákona č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů. Níže najdete všechny oznamovací kanály spolu s popisem, jak oznámení podat a sledovat. S přijatým oznámením se může seznámit pouze příslušná osoba. Veškeré poskytnuté informace jsou proto v naprostém bezpečí.

Příslušná osoba: [jméno a příjmení]

Telefon: [telefon]

E-mail: [e-mail]

Tyto kontaktní údaje neslouží k přijímání oznámení. Oznámení lze podat způsoby uvedenými níže.

Možnosti podání oznámení

V souladu se Zákonem umožňujeme podat oznámení písemně, ústně nebo osobně.

1. Písemně

Prostřednictvím oznamovacího formuláře na adrese [přímý odkaz do oznamovacího formuláře]. Oznámení lze sledovat na [přímý odkaz do oznamovacího formuláře] v sekci Zkontrolovat oznámení, po zadání unikátního klíče, který získáte po odeslání oznámení.

2. Ústně

Na telefonním čísle [číslo vaší telefonní linky]. Po zavolání můžete nahrát hlasový záznam, který odešlete stisknutím mřížky. Do SMS vám poté přijdou instrukce, jak můžete své oznámení dále sledovat a komunikovat s příslušnou osobou.

3. Osobně

Příslušné osobě do 14 dnů po domluvě na výše uvedených kontaktech. Příslušná osoba o takovém oznámení vyhotoví protokol.

Co je považováno za oznámení dle Zákona?

Pokud upozorníte na jednání, které:

má znaky trestného činu,
má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč,
porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblastech stanovených Zákonem (např. finanční služby, daně z příjmů právnických osob, ochrana spotřebitele, ochrana životního prostředí aj.).

Ochrana osobních údajů

Příslušná osoba je povinna vést v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních a uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Do evidence a k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba.

Externí oznamovací kanál

Oznámení můžete podat také prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti. Více informací včetně oznamovacího formuláře naleznete na adrese: https://oznamovatel.justice.cz/.

Vyloučení

Povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona o ochraně oznamovatelů.

* Přednastavené kategorie můžete rozšířit o další kategorie dle zákona o ochraně oznamovatelů:

Jednání, které má znaky trestného činu
Jednání, které má znaky spáchání přestupku
Porušení zákona o ochraně oznamovatelů
Porušení předpisů EU v oblasti finančních služeb
Porušení předpisů v oblasti daně z příjmu právnických osob
Porušení předpisů v oblasti předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
Porušení předpisů v oblasti ochrany spotřebitele
Porušení předpisů v oblasti souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti
Porušení předpisů v oblasti bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích
Porušení předpisů v oblasti ochrany životního prostředí
Porušení předpisů v oblasti bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví
Porušení předpisů v oblasti radiační ochrany a jaderné bezpečnosti
Porušení předpisů v oblasti hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek
Porušení předpisů v oblasti ochrany vnitřního pořádku bezpečnosti, života a zdraví
Porušení předpisů v oblasti ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sít elektronických komunikací a informačních systémů
Porušení předpisů v oblasti ochrany finančních zájmů EU
Porušení předpisů v oblasti fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva EU